Макар и въпросът Ви да е твърде общ, ще опитаме да Ви дадем няколко разяснения и съвета, които надяваме се, че ще са Ви полезни.

Управлението на оборота, при каквато и да е дейност изисква повишено внимание и добър контрол, за да не се изпада в ниска ликвидност и затруднения с плащанията към доставчици. Отговорът на въпроса какви пари да заделяте за дейността и какви за други разходи се предхожда от редица други съображения. Нека разгледаме някои от тях.

Предвид дейността, която извършвате (търговия) е нужно да отделите сериозно внимание на един основен момент – стоковите запаси. Това са всички наличности в магазина и склада Ви. Без да знаем как е организирана търговската Ви площ и дали имате складови помещения не можем да влизаме в по-голяма конкретика. Поради това ще поясняваме принципните моменти.

За нормално функциониране на търговската дейност се приема 1/3 от наличностите от стока да се намират в търговската зала (магазина). Останалата част обикновено е в склада. Наблюденията показват, че в България складови помещения при малки магазини от Вашия тип няма обособени. Казано с други думи самото помещение е едновременно търговска зала и склад. Това налага управлението на запасите (влагането на оборотен капитал) да е още по-прецизно. Целта е да не се допуска липса на продукти от предлагания асортимент (особено най-търсените), както и натрупването на свръхзапас. И двата случая водят до негативен резултат. В първия случай липсата на даден продукт ще рекламира негативно бизнеса Ви, а трупането на излишни наличности „затваря” свободни пари.

Да обърнем повече внимание на наличностите, защото от планирането и управлението им зависи пряко колко пари ще трябва да авансирате в дейността. Трудно е да Ви дадем точни проценти, защото нужната сума зависи от самата дейност. Нужно е да анализирате следните няколко фактора:
Търсени количества от всеки продукт. Колкото по-подробна статистика за продажбите поддържате, толкова прогнозите за търсенето ще бъдат по-точни, респ. по-лесно планиране на запасите; Време за доставка при подадена поръчка за доставка на съответния продукт. Ако сам зареждате магазина преценете колко време е необходимо, за да го заредите; Брой дни за реализация на дадена стока. Когато знаете по колко средно на ден продавате от дадена стока и колко време е необходимо, за да доставите ново количество ще знаете какви наличности да поддържате; Отчетете сезоността. Не всички продукти се търсят през цялата година и в еднакви количества. Съобразявайте срока на годност на продуктите с възможностите Ви да ги съхранявате. Ако нямате складови помещения със съответните съоръжения, предвиждайте малка трайност на продуктите. Това от своя страна налага наличността в магазина да е оптимална, за да не бракувате част от нея. Всяка единица бракувана стока е загуба на пари. За това не поддържайте наличности от дадена стока, които не можете да реализирате в рамките на срока й на годност. Отчитайте почивните и празничните дни, когато не е възможно да осъществите доставка, за да попълните наличностите. За тези случаи трябва да предвиждате допълнителен запас. Той трябва да е равен на среднодневните продажби, умножени по дните до следващата доставка. Предвиждайте среднодневните разходи за заплати (ако имате наети хора) и енергия.
От казаното до тук можем да обобщим, че е най-важно да поддържате такива наличности, които могат да бъдат реализирани бързо. Реализацията в търговията е известна още като обращаемост на стоковите запаси. Тя се измерва с 2 показателя – в дни и брой обороти. Първия от тях показва за колко дни се реализира дадено количество стока от неговата доставка, до пълната му продажба. Втория показател е производен на първия и показва в рамките на 1 година дадената стока (запас) колко оборота ще направи. Ако дадена стока се реализира за 5 дни например, то в рамките на 1 година тя ще направи 73 оборота. Това, обаче е условно, защото както казахме по-горе търсенето на различните стоки се търси в различни количества през различните части от годината. За целта е нужно да изчислите показателя на база не 1 година, а на база броя дни, в които има реално търговия с дадената стока. Ако базирате изчисленията си на 1 година при сезонно търсене на дадена стока, то тогава ще получите много голяма скорост на обръщение. Това може да Ви подведе и да осигурите повече от нужните количества. Така също ще влошите крайният си резултат, като въвлечете допълнително оборотен капитал за поддържане на запас, който няма да бъде реализиран.

Едва, след като сте наясно с наличностите и скоростта на тяхното обръщение, можете да предвиждате и съответното въвличане на оборотен капитал. Всичко описано по-горе може да бъде измерено стойностно. Изчислете за всяка стока, която продавате какви средни наличности трябва да поддържате, като се съобразите с посочените фактори и след това съобразно цената на стоката ще имате нужните оборотни средства. Така за всяка стока поотделно и сумарно ще получите нуждата от среднодневен оборотен капитал. След това, според нуждите можете да предвиждате колко ще Ви е нужно за различни периоди от време.

Част от управлението на запасите, респ. влагането на оборотен капитал е управлението на транспорта. Той има пряко отношение към навременната доставка на стоките. Ако със собствен транспорт организирате доставките, тогава предвидете и съответните разходи за гориво и амортизация на автомобила. Калкулирайте го като среднодневен разход и го добавете към сумата за среднодневните наличности. Така ще получите един оперативен среднодневен разход, който трябва да предвиждате и да разполагате в наличност, за да можете да осъществите нормално всички плащания. Всички останали разходи като такива за ток, вода, отопление и т.н. можете да калкулирате като месечен разход (ако са свързани пряко с дейността).

Макар и съвсем схематично опитахме да представим една съвсем малка част от т.нар. „логистичен процес” в търговията. Разбира се, че не сме обхванали всичко, но и не е нужно. Надяваме се тези кратки напътствия да са Ви от полза. Ако възникнат други въпроси, пишете ни отново и ще опитаме да помогнем доколкото позволяват възможностите ни.

Поздрави,
Екипът на МОИТЕ ПАРИ